मांगकर्ताओं की तीन श्रेणियां / वर्ग है गैर भुगतानी / मुफ्त भुगतानी मांगकर्ता और आग्रिम भुगतानी मांगकर्ता- रक्षा दुरसंचार, डाक विभाग, सूचना और प्रसारण व रेल मंत्रालय के अधीन आने वाले मांगकर्ताओं को भूगतानी श्रेणी में रखा गया है।
और भारत सरकार के उपक्रमों / इन्टरप्राइजो जो अग्रिम नकद भूगतानी मांगकर्ता है। अन्य मंत्रालय के शेष मांगकर्ताओं की गैर भूगतानी श्रेणी में रखा गया है।
प्राधिकृत मांगकर्ता अपना वार्षिक मांगपत्र पूर्ववर्ती वर्ष के नवम्बर / दिसम्बर माह के दौरान आगामी वित्तीय वर्ष के दौरान अपेक्षित लेखन सामग्री डिपों को जना करते है- इसका ब्यौरा निम्न प्रकार हैः-
तामिलनाडु,आन्ध्र प्रदेश, कर्नाटक व केरला राज्य के मागकर्ता क्षेत्रीय लेखन सामग्री डिपों 63 कालेज रोड चेन्नई 600006 के अन्तर्गत आते है।
पंजाब, हरियाणा, हि्माचल प्रदेश,दिल्ली, जम्मु और काश्मीर राज्य के मांगकर्ता क्षेत्रीय लेखन सामग्री डिपों नेताजी नगर ऩई दिल्लीके अधीन आते है। और देश के शीष मांगकर्ता भारत सरकार लेखन सामग्री कार्यालय 3, चर्च लेन कोलकाता के अन्तगर्त आते है।
मांगकर्ता की चयन निदेशक मिलिट्री फार्म व रेगुलेशन (डी.एम.आर.एफ.) नई दिल्ली के द्वारा सुनिश्चित किया जाता है और लेखन सामग्री विभाग मांगकर्ताओँ को लेखन सामग्री की आपूर्ति का प्रबन्ध करता है।
(डी.एम.आर.एफ.) द्वारा जारी किए गए आक्षिता प्रमाण-पत्र के अनुसार मांगकर्ताओं को लेखन-सामग्री की आपूर्ति का प्रबन्ध करता है।
नियंत्रक लेखन सामग्री केन्द्रीय सरकार के नया सृजित संगठनों को लेखन सामग्रीयों को भारत सरकार लेखन सामग्री कार्यालय कोलकाता या इसके क्षेत्रीय लेखन सामग्री डिपों (अवस्थिति के अनुसार) संगठन के प्रधान के प्रस्ताव के साथ आवश्यक कागजात की प्राप्ति पर मंजुरी प्रदान करता है।
संगठन के नाम स्थान परिवर्तिन इत्यादि से सम्बन्धित किसी परिवर्तन के मामले में, वर्तमान पधिकृत मांगकर्ता मंजूरी में आवश्यक संशोधित संबंधित मांगकर्ताओँ से प्रस्ताव के साथ सहायक काजजातों की प्राप्ति पर मंजुरी दिया जाता है।
वार्षिक मांगकर्ता और मूल्य के प्रति भण्डारण आपूर्ति का व्यौरा प्रासंगिक भाउचार दर्शाते हुए इसके बाद सभी मांगकर्ता को एकाउन्ट पेयी चेक / डेमाण्ड ड्राफ्ट वेतन व लेखा अधिकारी (मुद्रण) शहरी विकास मंत्रालय कोल-13 के पक्ष में आवश्यक भुगतान हेतु भेजे जाते है।
सम्बधित डेमाण्ड ड्राफ्ट / चेक के साथ भाउचार की प्रति, सामगियों की रसीद, बित्तीय अधिकारी भारत सरकार लेखन सामग्री कार्यालय कोलकाता -01 की स्वीकार कर लिया जाता है। गैर भुगतानी /मुफ्त मांगकर्ताओँ के मामले में केवल भाउचार की प्रति सामग्रियों (भण्डारण) की रसीद प्राप्ति बित्तअधिकारी को भेजा जाना अपेक्षित है।
अग्रिम नकद भुगतानी मांगकर्ताओं हेतु आपूर्तियों सम्बन्धित मांगकर्ताओं को उनके वार्षिक मांग-पत्र की प्रति अग्रिम भुगतान की रसीद पर आपूर्ति किया जाता है।
लेखन सामग्री की थोक आपूर्तियां मांगकर्ताओं तक आपूर्ति फर्म द्वारा आर्पूति आदेश के उपरांत मंत्रालय के आर्पूति किया जाता है ऐसे मामलों में वेतन व लेखा कार्यालय (मुद्रण) कोलकाता द्वरा संबंधित मांगकर्ताओं से यदि कोई भुगतान होतो संग्रह किया जाता है।
